Administrar el tiempo es de suma importancia, pues como se ha dicho, es el activo que todos poseemos, pero que pocos gestionamos de forma adecuada. Es por ello, que me...
¿Cómo organizar tu tiempo?
25 de junio de 2024
Trabajo, tengo un negocio, estudio, y procuro ser sano. Esa es mi vida en la actualidad, sumándole que también quiero dedicarle tiempo a la escritura.
Sé que podría parecer imposible de lograr, o que en algo voy a fallar (lo cual he hecho en ocasiones, y no es malo) pero a medida que voy avanzando en tiempo voy mejorando en el proceso y alcanzando mis objetivos.
Administrar el tiempo es de suma importancia, pues como se ha dicho, es el activo que todos poseemos, pero que pocos gestionamos de forma adecuada.
Es por ello, que me gustaría compartirles mi proceso para organizar mi tiempo. Yo lo hago semanalmente, pero bien podría aplicarse mensual, bimestral o hasta anual. El objetivo es que puedas hacer, registrar y evaluar, para mantener una mejora continua que te permita llegar a tus metas y ser más libre, porque sí, organizar (en general) te hace libre.
1.- Has un vaciado de todas tus actividades.
Lo primero a hacer, en mi experiencia, es hacer una lista con todo aquello que sabes que tienes que realizar a lo largo del mes, de la semana y del día.
Vacía en una hoja (digital o manoescrito) todo lo que tienes pendiente. Te recomiendo no anotar aún lo que sabes que haces cotidianamente (como bañarte, dormir o hacer ejercicio), eso lo haremos en el siguiente punto.
En esta etapa lo fundamental es priorizar actividades, para ello, en cuanto hayas terminado con todo el listado de pendientes, vamos a aplicar una metodología para priorizar y filtrar dichas actividades.
El método que te propongo es la matriz de Eisenhower (consulta el link para profundizar en el tema), en la cual trasladaras de la lista que realizaste al cuadrante correspondiente, según cómo consideres.
Nunca has trabajado, es lógico que no conozcas al 100% tus habilidades o debilidades en todos los campos, quizá cuentes con una formación académica que te pueda apoyar con la suficiente teoría y práctica para incluirte en el mercado, pero sin duda, es importante conocerte, saber y dejar en claro desde la entrevista con tu empleador cuáles son tus habilidades y debilidades, que es lo que sabes hacer y que es lo que estás dispuesto a aprender.
Tener claro tus horizontes no solo te dará un mayor éxito en la entrevista de trabajo, sino que también te permitirá tener claro que es lo que quieres para ti, pues recuerda que todo trabajo que hagas genera un historial laboral e irá marcando un camino, procura que no se aleje de tus objetivos y tus sueños.
Urgente e Importante
Aquí pondrás las actividades que consideres que son urgentes y que, por su grado de afectación en tu vida o negocio, son importantes.
¿Cómo saber si mi actividad es urgente? Sencillo, hazte esta pregunta: ¿Si no realizo esto en las siguientes 24 horas, estaré en un riesgo inminente (sea personal, empresarial, académico o profesional)? Si la respuesta es sí, indudablemente es urgente.
Por ejemplo, el día de mañana tengo que presentar un proyecto, del cual depende mi calificación final del parcial que estoy cursando.
Si no lo hiciese corro el riesgo de reprobar el parcial, por tanto, de atrasarme en mi carrera.
La importancia ya tiene un grado más subjetivo, pues depende de lo que puedas considerar como importante, sin embargo, se debe procurar que se alinee con las metas y objetivos personales, profesionales o empresariales (según sea el caso).
Viéndolo desde ese punto, si la actividad a realizar tiene un impacto directo en mis metas u objetivos, es importante.
Urgente pero no importante
En este cuadrante, se pondrán aquellas actividades, que cumplen con el criterio de urgencia, pero no con el criterio de importancia.
Por ejemplo, mi proveedor de hosting web de mi negocio, me mando una notificación de que mi tarjeta no tiene fondos suficientes para realizar el pago mensual. En caso de que no llegase a pagar en menos de 24 horas, perderé el acceso.
El no tener página web del negocio, en este punto del mismo, no afecta a los objetivos ni metas de la empresa, sin embargo, de no hacerse podría tener una repercusión negativa en cuanto a la imagen empresarial.
Por ello, es urgente, pero no importante.
No urgente pero importante
Siguiente la pauta anterior, aquí pondremos todo lo que sea importante, pero que no se tenga que resolver de forma inmediata.
Por ejemplo, en mi negocio, tengo que actualizar el manual de operaciones, pues en la auditoría realizada resultaron anomalías que hay que corregir. Sin embargo, mis colaboradores ya lo han corregido, el proceso no se ve afectado por la desactualización de este, y no tengo contrataciones nuevas que requieran con urgente el documento.
En este caso, la actividad es importante, porque de no sé hacerse afectaría en mis metas y objetivos empresariales, sin embargo, no requiere que se tome acción urgente.
No urgente ni importante
Fácil, la que no cumple con ninguno de los dos criterios anteriores.
Por ejemplo, mis excompañeros de la secundaria hicieron un convivio, sin embargo, mi relación con ellos no afecta directamente en mis metas personales, y lejos de sumar, podrían restarme. E igualmente carece de urgencia.
Aunque podría parecer un poco individualista, hay que verlo desde una perspectiva orientada a objetivos, es decir, si su compañía me servirá como un medio de descanso y ocio, entonces, podría clasificarlo de importante en el ámbito personal, pero para uso del ejemplo anterior, no es el caso, sino todo lo contrario.
Una vez trasladadas las actividades a los cuadrantes correspondientes, es necesario tomar las siguientes acciones:
Si es, Urgente e Importante: Hacerlo dentro de las próximas 24 horas.
Si es, Urgente pero no importante: Delega, que alguien más lo realice.
Si es, No urgente pero importante: Agenda, decide en qué momento lo vas a realizar.
Si es, No urgente y No importante: Elimínalo, es mejor no perder el tiempo.
2.- Distribuye tus actividades diarias en 24 horas.
Después de lo anterior, el siguiente paso es distribuir, hacer un listado de todas aquellas actividades que se realizan con cotidianidad, es decir, aquello que forma parte de tu rutina diaria.
Por ejemplo: bañarse, hacer ejercicio, comer, dormir, etc.
Una vez que hayas hecho el listado, determina cuanto tiempo te lleva hacer cada actividad, y asígnale una hora determinada del día.
Por ejemplo,
8:00 am – Aseo personal (20 minutos)
8:20 am – Desayuno (30 minutos)
12:00pm – Trabajo (8 horas)
08:20pm – Cena (30 minutos)
Recuerda considerar los tiempos de traslado.
Otra opción, para aquellos que nos gusta tener más control o somos más numéricos, es hacer una hoja de cálculo de Excel, en la que distribuyamos el tiempo de forma que tengamos todo medido y en orden.
Este es un ejemplo personal de como distribuyo mi horario.
Lo mío es un poco rígido, y demasiado controlado, pero es porque tengo actividades en demasía, sin embargo, tú puedes ajustarlo según tus necesidades.
Otro Tip: agrupa, por ejemplo, yo clasifico mis actividades en “empresariales”, “personales”, y “profesionales”. Pero dentro de mi distribución de Excel lo manejo bajo el grupo de “Trabajo Chedraui = Profesional”, “Trabajo La Granja = Empresarial” y las personales son más específicas, como redacción, estudiar, entre otros.
De esta forma, no es necesario que actualice la tabla a cada rato según las actividades que voy a realizar, sino que determino un horario para cierto grupo de actividades, lo cual me permite que si una actividad me lleva menos tiempo del esperado, poder avanzar con más dentro de la misma categoría.
3.- Planifica la primera semana.
Se dice que todo lo que se puede medir, se puede mejorar. Es por ello, que una vez hecho el punto 1 y 2 debemos pasar a lo más importante, planificar y tomar acción.
Organiza tu primera semana,
Aquellas actividades que priorizamos las pondremos dentro del tiempo que destinamos para resolver cada grupo de actividad. Un consejo que nos hace Stephanie Winston en su libro Organizarse para alcanzar el éxito es que no destinemos más de 3 actividades diarias a realizar.
Esto último, aunado a que existen dos formas de planificar las actividades, por horario o por actividad, es decir, puedo disponer una hora para escribir o planificar escribir un capítulo de un libro diario, de ambas formas se cumple el objetivo, pero queda a consideración personal según la actividad que se realice y la personalidad de cada quien.
Hay quienes se sienten mejor empezando algo hasta llevarlo a término, así solo realicen una actividad en todo el día, y hay quienes eso no les es posible por la cantidad de responsabilidades que han adquirido, por lo que es necesario destinar un tiempo determinado y procurar terminar la actividad en ese lapso propuesto.
No existe una forma ideal para todo el mundo, lo importante es proponerse un objetivo y procurar cumplirlo. Aunque no te mortifiques, si por alguna razón no cumples con lo que proyectaste en tiempo o en acción, no seas duro contigo, solo documéntalo. Es decir, haz una anotación del porqué no pudiste cumplir tu objetivo, esto te servirá en el punto siguiente.
4.- Evalúa y Ajusta.
Esta es la última parte para la organización, pero la más importante si quieres conservar con este buen hábito en el tiempo.
Evalúa tu primera semana, aquello que documentaste (lo que mencionamos al final del punto anterior), es decir, ¿qué hice o qué no hice que me impidió cumplir mi objetivo? ¿Me hizo falta más tiempo para hacer esa actividad, necesite de alguna otra herramienta, ocupe información o de otra persona de la cual no contaba?
Saca tus propias conclusiones, procura hacerlo por escrito (de esta manera el cerebro puede organizar mejor las ideas) y determina de qué manera puedes hacerlo más eficiente y mejor. En otras palabras, evalúa tus procesos en las actividades y ajústalos para mejorarlos.
A medida que pase el tiempo y vayas mejorando tus procesos, puedes ir alargando el tiempo de evaluación. En lugar de hacerlo semanal, podrías hacerlo quincenal, mensual, o según se acomoden tus tiempos.
De este modo entrarás en un ciclo de mejora continua que te hará estar más cerca de tus objetivos y lograrás organizar tu tiempo de forma óptima.
5.- Utiliza agenda.
La agenda es una herramienta importante para llevar la administración del tiempo, así como las hojas de cálculo para el ingeniero y el contador, si careces de un lugar donde plasmar de forma cronológica y ordenada tus actividades a realizar, es casi que imposible lograr lo que aquí se plantea.
Agenda física o digital
Esa es la duda del millón, no hay libro, articulo, blog o si quiera conversación que hable del tema y se realice este cuestionamiento.
Sin tanto rodeo, aunque bien es una decisión un tanto subjetiva, creo que no están peleadas una de la otra, es decir, para alguien que se entiende con la tecnología bien podría llevar ambas.
En lo personal, después de hacer mi hoja de cálculo en Excel, lo traspaso a Google Calendar, y mis actividades directamente las escribo en mi Agenda. De este modo, controlo mis horarios por categorías (cómo mencione en el punto 2) con las facilidades que la herramienta proporciona (notificaciones, visualización, capacidad de cambiarlo, etc.) y llevo un listado de mis actividades ordenadas en mi agenda física, los cuales tacho una vez realizados, dándome un sentimiento de satisfacción.
Es un tema amplio, que requiere profundizar, pero como diría aquel dicho popular: “para gustos se hicieron colores”.
6.- Mentalizate.
Por último, recuerda que lo más importante para cualquier cambio que se realice es la actitud, y para ello, es necesario cambiar nuestra forma de ver o afrontar una situación. Mentalizarnos que organizar el tiempo es posible, así como se organiza el dinero, la casa, y las demás cosas que pueden administrarse, solo es cuestión de planear y tomar acción.
Empieza hoy, no importa si no es la mitad de la semana, piensa que tienes media semana para verificar si te estas organizando de forma óptima, y que cuando llegue el lunes, tendrás información suficiente para iniciar una semana nueva con más certeza de como ajustar tus horarios.
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