Se más productivo: la administración del tiempo como meta.

«El tiempo es el más escaso de los recursos y, a menos que se administre, ninguna otra cosa podrá administrarse”

Peter Drucker

Es imprescindible reconocer la importancia del tiempo en nuestra vida, es nuestro único activo no renovable el cual podemos gestionar a voluntad (la mayoría de los casos), y dependiendo su administración es que se podrá llegar a los objetivos que se planteen, tanto personales como empresariales.Por tanto, es necesario accionar y ser conscientes de este recurso del cual hacemos derroche. Pao Rivano (coaching de vida, escritora, actora, y conferencista) aborda en su libro electrónico “Maneja tu tiempo” (el cuál se tomará como referencia principal) una perspectiva sencilla sobre la gestión de este preciado recurso, al igual que una serie de acciones para administrarlo de forma adecuada. La meta de la gestión del tiempo es la productividad, en palabras de la autora:

“Una persona productiva es quien se enfoca y se organiza para lograr los resultados propuestos en un tiempo determinado.”

Aquellos que no han logrado administrar su tiempo de forma eficaz, son testigos del desorden mental, físico y emocional que eso provoca. Mencionando también que es difícil cumplir los objetivos trazados, puesto que la falta de medición del tiempo conlleva a la procrastinación (la postergación de una tarea a costa de un beneficio a corto plazo, generalmente un placebo).

El orden como factor

El orden juega un papel importante dentro de la administración del tiempo, puesto que saber en donde se encuentran las cosas, tanto en lo físico como en lo digital, permite optimizar ciertos procesos, eliminando factores como “la perdida de objetos” o “la tardanza por la búsqueda”.

Un claro ejemplo podría ser cuando se sale de casa y no se tiene un lugar fijo para las llaves, en general suele ser una aventura encontrarlas. Allí hay un área de oportunidad para la productividad.

Stephanie Winston en su libro “Organízate para alcanzar el éxito” presenta la metodología TRAF: Tirar, Remitir (Delegar), Actuar personalmente, o Archivar (File, por sus sigla en inglés). Se trata de pensar en estas cuatro acciones como si fueran un cuadrante, en el cual debe ir cada cosa, algunas se tendrán que tirar, otras delegar o heredar, en algunas otras se tendrá que actuar personalmente, por último, los que puedan servir en un futuro tendrán que ser archivados. Pese a que esta dirigida para ordenar papeles y correos, también ha demostrado ser eficaz en otros rubros.Todos los seres humanos son capaces de ser ordenados, en sí mismo es una cualidad humana que se desarrolla a lo largo de nuestra vida, basta con poner acción.

Cómo deshacerse de la improductividad

El primer paso es hacerse consciente de los factores internos y externos que nos llevan a la distraernos de nuestros objetivos, por ejemplo, el teléfono celular sin un propósito especifico, las interrupciones constantes, el no saber decir que no, el querer hacer más de una cosa a la vez, entre otros.Pao Rivano menciona un concepto que divide el uso del tiempo en tres rubros:

El “gasto” son las actividades que hacen perder el tiempo, el “uso” son las actividades cotidianas, que, si bien son necesarias para nuestra rutina, no nos otorgan un beneficio real; por último, la “Inversión” es aquel tiempo que se ocupa en actividades que generan una ganancia económica, intelectual o de cualquier tipo a corto, mediano o largo plazo.

No obstante, es posible modificar los conceptos de “gasto” y “uso” por “gasto inútil” y “gasto útil”, puesto que si se apega a los conceptos de contabilidad el término “gasto” se aplica tanto si se compra mercancía que posteriormente generara una utilidad, como sí se trata de una cena empresarial (cuyo único beneficio sería fiscal).

Pero sin importar los conceptos que se utilicen, es importante diferenciar estos tres rubros, ya que al momento de analizar nuestro día a día seremos capaces de reconocer cuales son las actividades que nos generan un gasto inútil, y posteriormente, eliminarlo o disminuirlo de nuestra agenda. Tomar responsabilidad es el único medio para alcanzar la productividad.

Para esta acción Rivano sugiere tres puntos a realizar:

• Hacer una lista de los factores que hacen que se pierda el tiempo (lo más detallado).
• Identificar cuáles son los horarios del día en que se tiene más energía para trabajar, para que en esos momentos se realicen actividades que generen una mayor demanda de atención o esfuerzo.
• Un cuadro de horarios personal (plasmar en papel o digital la rutina).

Para este último punto Google Calendar podría ser una buena opción, especialmente por su capacidad para poder usarse en varios dispositivos y por su interfaz que le permite al usuario modificar los bloques de tiempo, facilitando la gestión de rutinas.Tanto Winston como Rivano concuerdan (al igual que muchos autores en la materia) que el seguimiento es imprescindible para la gestión y administración del tiempo, es decir, llevar un control recurrente de las actividades a realizar, el tiempo que se conlleva, entre otros factores.

“Muchos cometen el error de confiar en su memoria y esto hace que fracasen en el cumplimiento de plazos o en compromisos asumidos”

(Winston, 2005)

“Mientras más actualices tu lista de pendientes durante el día y más cerca la tengas, menos probabilidades tendrás de pasar por alto un pendiente.” (Rivano, 2020)

(Rivano, 2020)

Está comprobado que la memoria y la atención tienen un límite, en este tema Winston sugiere el uso de agenda y una libreta en donde anotes tus pendientes para agendar en otro momento, puesto que sería una sobrecarga cognitiva tener que recordar cada actividad a realizar.La priorización es la base de la productividad. Tener la capacidad de decidir y discernir entre lo urgente, importante, y no importante, es aquello que permitirá realizar actividades en tiempo y forma, por tanto, tener una mayor productividad.

En conclusión, se puede alcanzar la productividad si se toma conciencia de los gastos inútiles de tiempo, y de la responsabilidad propia que se tiene de gestionar dicho recurso. De igual manera, se debe recalcar la correlación entre el orden y la productividad, pues que van de la mano, no podría existir uno sin el otro. Para ser más productivo hay que medir, optimizar y gestionar el tiempo.

Bibliografía:Ramírez, P. (05 de Julio de 2015). 66 días bastan para cambiar un hábito. Obtenido de El País:https://elpais.com/elpais/2015/07/01/eps/1435765575_333302.html#:~:text=Un%20estudio%20reciente%20de%20Jane,de%20voluntad%2C%20necesitamos%2066%20d%C3%ADas.Rivano, P. (2020). Maneja tu tiempo. Independiente.Suárez, D. N. (24 de julio de 2015). LA GESTIÓN DEL TIEMPO. La Laguna, Santa Cruz, España. Recuperado el marzo de 2022, de https://riull.ull.es/xmlui/bitstream/handle/915/1329/LA%20GESTION%20DEL%20TIEMPO.pdf;Winston, S. (2005). Organizate para alcanzar el éxito. Empresa Activa.